Política de Tratamiento de Datos Personales

De acuerdo a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, así como el derecho a la información, SMI Ingeniería (en adelante LA EMPRESA), teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite establecer la presente política para dar cumplimiento a dicha normatividad, así com para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que en su ejercicio recoja y maneje de clientes, proveedores, contratistas, colaboradores y accionistas, en cualquiera de los procesos de contratación, compra, oferta y venta de bienes o servicios.

Alcance

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA.

Responsable del tratamiento

SMI INGENIERÍA
Dirección: Av. De las Américas # 22N – 50. Oficina 206.
Edificio El Nogal.
Barrio San Vicente. Cali –Colombia.
Correo electrónico smi@smi.com.co
Teléfono: 57 + (2) 6685919 Ext: 103.

Definiciones

Para efectos de su claridad y comprensión, se manejarán las siguientes definiciones, de acuerdo a las leyes estatutarias 1581 de 2012 y 1266 de 2008:

• a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
• b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
• c) Dato personal. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos de la presente ley. Cuando en la presente ley se haga referencia a un dato, se presume que se trata de uso personal. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados;
• d) Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas;
• e) Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley.
• f) Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
• g) Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
• i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
• j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• k) Titular de la información. Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías a que se refiere la Ley 1566 de 2012;
• l) Usuario. El usuario es la persona natural o jurídica que, en los términos y circunstancias previstos en la presente ley, puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El usuario, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquella tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos;

Principios Rectores y Aplicables

De acuerdo a la Ley 1581 de 2012, la presente política se rige bajo los siguientes principios: Principios para el Tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

• a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
• b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
• c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
• d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
• e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
• f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
• g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Tratamiento de la información:

LA EMPRESA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, colaboradores y/o familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades

Colaboradores y sus familias:

• Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes así como la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
• Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de LA EMPRESA, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
• Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
• Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
• Planificar actividades empresariales;

Datos de Clientes y Deudores:

• Para dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por LA EMPRESA con sus Clientes al momento de adquirir nuestros servicios;
• Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios ofrecidos por LA EMPRESA;
• Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros servicios, o el de las compañías vinculadas con nosotros;
• Para el fortalecimiento de las relaciones comerciales con nuestros CLIENTES, a través de ofrecimiento de productos o servicios, evaluaciones de calidad de los productos o servicios, para mejorar o desarrollar nuestros servicios, para dar trámite a quejas o reclamos y para hacer seguimiento a cotizaciones de productor o servicios;
• Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
• Controlar el acceso a las instalaciones de LA EMPRESA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-­vigiladas.

Datos Proveedores, Contratistas y Acreedores:

• Envío de invitaciones a cotizar, y la realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
• Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas
• Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores, cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012.

LA EMPRESA podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de LA EMPRESA, tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados;; por tanto, una vez verificado este requisito, SMI devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación. Cuando LA EMPRESA entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. LA EMPRESA verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos. SMI podrá suministrar la información de sus proveedores, y la relacionada con sus empleados, a las autoridades nacionales e internacionales, en caso de ser requerido.

Tratamiento de Datos Sensibles

Para el tratamiento de datos de naturaleza sensible, LA EMPRESA deberá contar con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA EMPRESA informará al Titular:

• que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

LA EMPRESA tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.

Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA COMPAÑIA sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, SMI deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Derechos de los Titulares de los Datos Personales

• a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA EMPRESA. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada Ley 1581 de 2012;
• c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. No obstante, dicha solicitud no tendrá lugar en los casos donde el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA EMPRESA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos (Art. 9 Decreto 1377 de 2013).
• f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes de los responsables de tratamiento

• a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
• b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
• c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
• d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
• f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
• g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
• h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
• i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
• j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
• k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
• l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
• m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
• n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

La Autorización

LA EMPRESA solicitará autorización previa a los titulares expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por LA EMPRESA:

• Por escrito: diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por LA EMPRESA.
• De forma oral: a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización: a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales

IMPORTANTE: En ningún caso el silencio será tomado como una conducta inequívoca.

Respecto a los datos recolectados antes del 2013 SMI envió vía correo electrónico y divulgará en sus diferentes plataformas y medios digitales la presente política de tratamiento de datos. Si en el término de treinta (30) días hábiles a partir de la implementación del anterior mecanismo, los titulares no contactaron al RESPONSABLE o ENCARGADO para solicitar la supresión de sus datos personales, el RESPONSABLE y ENCARGADO podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades previstas e indicadas en la política de tratamiento de la información.

Casos donde la empresa no requiere autorización del titular para el tratamiento de datos

• a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• b) Datos de naturaleza pública;
• c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
• d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Personas a las cuales se les podrá suministrar información sobre el titular

• A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;; quienes deberán acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• A los terceros autorizados por el Titular o por la ley;; quienes deberán acreditar tal calidad

Procedimiento para la atención y respuesta a consultas y reclamos

Los títulares de la información recogida por LA EMPRESA, por Ley tienen derecho Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, así como conocer su tratamiento, y solicitar su eliminación si resultasen excesivos o innecesarios respecto al objetivo para el cual fueron recolectados, u oponerse al procedimiento al cual fuesen estos a ser sometidos. Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de los dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

• Comunicación dirigida a SMI INGENIERÍA, Gerencia General. Calle 34 # 2NBIS – 21 Barrio San Vicente, Cali -­ Colombia.
• Solicitud presentada al correo electrónico smi@smi.com.co bajo el asunto Caso Protección de Datos y número de cédula.

Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por Ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer sus respectivos derechos.

CONSULTAS:

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de LA EMPRESA. LA EMPRESA deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por los medios habilitados por LA EMPRESA, descritos anteriormente, salvo vía telefónica. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento decualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante LA EMPRESA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida LA EMPRESA, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
• b) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• c) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• d) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

1. e) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Esta política podrá ser ajustada conforme se modifique la normatividad aplicable a ella y entren en vigencia nuevas disposiciones.

Vigencia:

esta política entra en vigencia a partir del 10 de enero de 2018 Fin del documento.